Utveckla en effektiv dokumenthantering
– För miljöns och ordningens skull!
Det papperslösa samhället i Hallstahammars kommun ser ut att vara ljusår bort, kanske kommer vi aldrig heller dit.
Ett steg i rätt riktning torde vara att bifalla denna motion där Alliansen
Hallstahammar vill slå ett slag för både miljö och ordning.
Idag får alla förtroendevalda tjocka, tunga buntar med dokument hemskickade till brevlådan. Handlingarna kan väga uppåt 2 kilo åt gången. Det kan vara hundratals sidor, kopierade dokument som ska läsas in och diskuteras före sammanträdet. Ibland är några beslutsdokument inte klara och det försenar utskicket av hela bunten med handlingar, vilket gör att tiden för inläsning och bearbetning av informationen ofta blir mycket kort.
Ett annat problem är att det ständigt görs små ändringar i beslutsunderlagen, vilket gör att det vid tillfällen kopieras upp och skickas ut ytterligare buntar med handlingar med uppdaterad information till de berörda förtroendevalda. Det är enorma mängder av dokument som kopieras och skickas iväg. Eftersom ett ärende passerar flera instanser, ( nämnder, styrelser, fullmäktige) innan det klubbas har många ledamöter fått samma handlingar utsända till sig vid ett flertal tillfällen. Kopieringsmaskinerna i kommunhuset glöder och de förtroendevalda dränks av alla dessa papper som i rask takt blir inaktuella och därför skickas vidare till pappersåter- vinningen.
För att underlätta hantering av dokument föreslår vi att Hallstahammars kommun skall utveckla ett intranät för detta. Detta intranät skall vara personligt anpassat för varje enskild politiker så att just dennes aktuella beslutshandlingar finns att tillgå på deras specifika inloggning. Det finns olika lösningar för detta ändamål. Dokumenthanteringstekniken utvecklas ständigt, det viktiga är att hitta en användarvänlig lösning.
Ledamöterna skall därefter själva få bestämma om de endast önskar få tillgång till politiska handlingar via intranätet eller om de fortfarande även önskar få dessa via posten. Vi är olika och alla är kanske inte lika bekväma med datorer och teknik. För att följa kedjan ut anser vi att möjligheten att tillhandahålla iPads, läsplattor eller liknande utreds. Poängen är att slippa skriva ut handlingar, för miljöns och ordningens skull.
Med hänvisning till ovanstående föreslår vi kommunfullmäktige besluta:
-att utveckla en effektiv dokumenthantering så att Hallstahammars politiker enkelt kan få tillgång till aktuella handlingar och beslutsunderlag i ett intranät.
-att politikerna skall få möjlighet att välja hur de vill få tillgång till beslutshandlingar m.m.
-att utreda möjligheten för att tillhandahålla iPads/läsplattor till de förtroendevalda.
Roy Cederbäck (KD)
Jenny Olsson (M)
Marianne Avelin (C)
Anna Lundberg(FP)